Vereiste documenten

Identiteitsdocumenten voor alle partijen

De FINMA-gelicentieerde trustee moet alle partijen die betrokken zijn bij de trust identificeren en hun identiteit verifiëren, in overeenstemming met de Wet inzake het witwassen van geld (GwG) en de FINMA-Verordening inzake het witwassen van geld (GwV-FINMA). De vereiste documenten variëren afhankelijk van de status van elke partij (natuurlijk persoon of rechtspersoon).

Voor de insteller

• Gecertificeerde kopie van een geldig paspoort of identiteitskaart
• Recent bewijs van adres (minder dan 3 maanden oud): nutsrekening, verblijfscertificaat of uittreksel uit het bevolkingsregister
• Fiscaal identificatienummer (TIN) in elke jurisdictie van fiscale woonplaats
• Formulier voor fiscale zelfcertificering (CRS/FATCA-zelfcertificering)
• Curriculum vitae of gedetailleerd professioneel profiel
• Voor politiek prominente personen (PEP's): PEP-verklaring met details van de beklede functie

Voor begunstigden

• Gecertificeerde kopie van paspoort of identiteitskaart voor elke benoemde begunstigde
• Recent bewijs van adres voor elke benoemde begunstigde
• Fiscaal identificatienummer in elke jurisdictie van fiscale woonplaats
• Formulier voor fiscale zelfcertificering (CRS/FATCA)
• Voor minderjarige begunstigden: kopie van geboorteakte en identiteitsdocumenten van de wettelijke vertegenwoordiger

Voor de protector (indien van toepassing)

• Gecertificeerde kopie van paspoort of identiteitskaart
• Recent bewijs van adres
• Curriculum vitae of professioneel profiel
• Verklaring van afwezigheid van belangenconflicten

Documentatie over de herkomst van middelen

Het verifiëren van de wettige herkomst van middelen is een centrale verplichting van de Zwitserse trustee. De documentatie moet een geloofwaardige en verifieerbare tracering van de activa van hun bron naar de trust mogelijk maken.

• Bedrijfsvermogen: Koopovereenkomsten van bedrijven, jaarrekeningen van recente jaren, accountantsrapporten, aandelenoverdrachtsakten
• Beroepsinkomen: Belastingaangiften van recente jaren, werkgeversverklaringen, bankafschriften die vermogensopbouw aantonen
• Erfenis: Overlijdensakte, testament, verklaring van erfrecht, beslissing van de erfopvolgingsautoriteit, bankafschriften van de overledene
• Vastgoedinkomen: Notariële aankoop- en verkoopakten, vastgoedtaxaties, overzichten van huurinkomsten
• Financiële beleggingen: Portefeuilleoverzichten, bankcertificaten, historiek van significante transacties
• Schenking: Schenkingsakte, documentatie betreffende de herkomst van middelen van de schenker

De trustee kan aanvullende documenten opvragen afhankelijk van het risicoprofiel van het dossier. Voor complexe structuren met meerdere jurisdicties of grote bedragen wordt systematisch verscherpte due diligence uitgevoerd.

Oprichtingsdocumenten van de trust

De juridische documenten die vereist zijn voor de formele oprichting van de trust worden opgesteld in coördinatie tussen de trustee, gespecialiseerde advocaten in de oprichtingsjurisdictie en de adviseurs van de insteller:

• Trustakte: Het oprichtingsdocument met de voorwaarden van de trust, de bevoegdheden van de trustee, de categorieën begunstigden en de uitkeringsregels
• Wensbrief: Een vertrouwelijk document dat de niet-bindende intenties van de insteller uitdrukt
• Activaoverzicht: Een gedetailleerde lijst van activa die bij oprichting aan de trust worden overgedragen
• Akte van benoeming / aftreden: Bij wijziging van trustee, de formele akte tot benoeming van de nieuwe trustee en aftreden van de vorige
• Memorandum van structuur: Een intern document dat de economische rationale voor de trust beschrijft en de overwegingen die aan de structurering ten grondslag liggen

Bancaire documenten

Het openen van een bankrekening op naam van de trust bij een Zwitserse bank vereist een specifieke set documenten, naast de reeds genoemde identiteitsdocumenten:

• Gecertificeerde kopie van de trustakte
• Formulier A (identificatie van de rekeninghouder) en Formulier T (identificatie van de trust)
• Discretionair beheer- of adviesmandaat (indien van toepassing)
• Beleggingsprofiel en risicotolerantie
• Trusteebesluit dat de rekeningopening autoriseert
• Lijst van gemachtigde ondertekenaars met specimenhandtekeningen

De bank voert haar eigen due diligence uit, wat 4 tot 8 weken kan duren. Het is raadzaam deze stap te anticiperen door het bancaire proces te starten zodra de oprichtingsdocumenten zijn afgerond.